Stel je twee teams voor. In beide teams wordt standaard wekelijks vergaderd. Want je moet natuurlijk goed op de hoogte blijven, elkaar informeren en iedereen blijvend betrekken bij het werk.

In het ene team duurt de vergadering standaard twee uur. De agenda loopt altijd alle onderdelen van het werk langs, en iedereen geeft een update van waar zij staan en hoe het gaat. Er is altijd één persoon aan het woord, en de rest luistert. Althans, waar er niet semi-ongemerkt ondertussen ook nog even de e-mail bijgewerkt wordt, want alle laptops staan opengeklapt op tafel.

De tijd wordt altijd gemakkelijk gevuld, want praten over jezelf en je eigen werk is voor niemand ingewikkeld: de meeste sprekers gaan ruim heen over de tijd die voor dat agendapunt is ingeruimd en er is aan het eind van de vergadering dus eigenlijk altijd nog een stuk agenda over, terwijl de vergadering ook al uitliep. Iedereen verlaat gehaast de zaal op weg naar de volgende meeting, ondertussen balend dat het weer niet gelukt is alle belangrijke agendapunten te bespreken.

In het andere team duurt de vergadering altijd uiterlijk 1,5 uur en is men regelmatig eerder klaar. In de meeting worden de hoofdpunten besproken op een interactieve manier, waarbij ook meteen de actiepunten in kaart gebracht worden.

Iedere vergadering begint met het samen opnieuw vaststellen van de grote ambitie waaraan gewerkt wordt. Vervolgens wordt op post-its door alle collega’s op het visuele bord weergegeven hoe zij afgelopen week aan de ambitie hebben bijgedragen en wat ze komende week gaan doen, en dit wordt kort met elkaar gedeeld.

Er volgt een ronde waarin iedere collega met stickers aangeeft waaraan hij of zij de komende week graag wil bijdragen, een tip heeft of even wil uitwisselen om te zorgen dat er geen dubbelingen of gaten ontstaan.

Na het plakken van de stickers zoekt ieder elkaar op om te bespreken waarom de stickers geplakt zijn en actiepunten op te stellen. Het lijkt een chaos van door elkaar lopende en pratende mensen, maar er wordt zeer effectief uitgewisseld en aan elkaars acties bijgedragen. Aan het einde van de vergadering worden alle acties onder elkaar gezet en kan iedereen weer met frisse moed en nieuwe energie aan het werk.

Welk van deze twee teams werkt effectiever samen? Waar komt men gemotiveerd uit de vergadering, zin om weer aan de slag te gaan? Waar is de communicatie beter op orde en weten mensen elkaar te vinden?

En: op welke vergadering lijken die in jouw organisatie het meest…?

Wil jij meer weten over interactieve werkvormen die jullie meetings effectiever kunnen maken? Je kan altijd met ons sparren!

Of lees ons boek ‘Spelen Werkt’ waarin nieuwe manieren van leren wetenschappelijk worden onderbouwd én je praktische handreikingen krijgt om dat in jouw bedrijf in te zetten.

Spellen over communicatie en samenwerking: